プレゼンでシンプルな話し方をする方法│優先順位を決めて伝え方を改善

プレゼンの考え方

 

今回は、シンプルで分かりやすいプレゼンをするうえで大事な考え方をご紹介したいと思います。

 

その考え方とは、優先順位(プライオリティー)を決めること。

 

この優先順位の考え方は、プレゼンの構成と質に極めて大きな影響を与えます。

 

この考え方を採用することで、シンプルで分かりやすい話し方ができるようになるので、ぜひお読みいただければと思います。

 

 

プレゼン研究所
プレゼン研究所

今日は、シンプルで分かりやすい話し方ができる「優先順位」のつけ方を解説します!

 

 

この記事は、こんな方におすすめです。

 

プレゼンの構成に自信がない方

シンプルな話し方を身につけたい方

プレゼンやスピーチを頻繁に行う方

人前で確信をもって話す方法を知りたい方

「話の一貫性」を保つ方法を学びたい方

プレゼンの質(クオリティ)を高めたい方

 

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なぜ、優先順位は大事なのか?2つの理由

 

なぜ、プレゼンにおいて優先順位は大事なのでしょうか?

 

大きく分けて、2つの理由が挙げられます。

 

理由①情報量の問題

一つ目は、「情報量」の問題です。

 

多くの方がプレゼンについて持っている一番強いイメージは、

 

「プレゼン=人前で話す活動である」というものだと思います。

 

これは確かに間違いないのですが、実はそれとともに、

 

プレゼンには「口頭で大量の情報を扱う技術」としての側面があります。

 

これはあまり意識されることは少ないのですが、とても大事な視点です。

 

私たち話し手は、たった数分だけ話すこともあれば、数時間もの間話すこともありますが、いずれの場合でも、このなかで「大量の情報」を扱うのです。

 

そこで、全体の構成の中で、どの情報が最も重要なのか、あるいは、

 

どの情報を含め、どの情報を切り捨てるかという、

 

優先順位(プライオリティー)が大事になってきます。

 

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理由②時間制限の問題

もう一つの理由は、「時間の制限」です。

 

これも、プレゼンについて考えるとき大事な点ですね。

 

プレゼンの時間の長さはケースバイケースですが、

 

3~5分程度の短時間話すこともあれば、120~240分(2~4時間)ほどの長丁場で話すこともあると思います。

 

これは話し手にとって、自由さであると同時に、制約でもあるといえます。

 

ここで考えてみたいのは、時間に余裕がある場合とない場合の違いです。

 

例えば、最初に「2時間ほど」喋るつもりで、プレゼンの構成を練っていたとして、

 

急遽、話し手に与えられる時間が「たったの3分」に圧縮されてしまったとしたら、

 

どうなるでしょうか。

 

こういうケースを想定してみると、話し手には、否応なしに、優先順位を決める必要が出てくることに気付きます。

 

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このように、どんなプレゼンでも、優先順位を決めることは大事なポイントになると思います。

 

 

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以下では、さらに具体的な話に移り、実際の優先順位のつけ方などを考えていきたいと思います。

 

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優先順位のつけ方

 

プレゼンでは、大量の情報を、数分~数時間ほどの特定の時間枠の中に収めるのですが

 

優先順位を考えることで、全体の構成の中に、どの情報を含めるのかを決定します。

 

優先順位を決めるときは、このような手順で行ってみてください。

 

優先順位の決め方

ステップ①箇条書きをつくる

ステップ②重要度の違いを考え「優先順位付け」する

ステップ③余分な情報を捨てる

 

 

これから各ステップを確認していくので、実際に紙に書き出し、整理してみて下さい。

 

 

 

ステップ①箇条書き

最初のステップは、箇条書きです。

 

紙の上に、「あなた(話し手)が聞き手に伝えたいこと」を考え、リストアップして下さい。

 

もちろん、テーマは何でもOKです。

 

◆箇条書きのイメージ

・_____________
・_____________
・_____________
・_____________
・_____________

 

この段階では、頭に思い浮かんだものは、すべて書き出してみて下さい。

 

後から、不要な情報があれば、切り捨てることができるので。

 

◆ケーススタディー

私(馬渕)は、うつ病に関する講座を開催することがあるのですが、

 

「うつ病を克服する方法」についてプレゼンをするために、こんな箇条書きのリストを作成したことがあります。

 

・うつ病は、認知を変えることで克服することが可能だ

 

・思い込みを疑い、自由度の高い考え方をすることが重要だ

 

・うつ病は、背景に家族関係があることが多いため、両親との関係に向き合うことが大事だ

 

・心の状態を改善するためには、自分に質問を投げかけ、紙に書きだすタイプのワークに取り組むことが大事だ

 

・うつ病は、世界で約3憶人もの人々が経験している

 

・「うつ」は、歴史的に古代ギリシア時代以降のメランコリーと呼ばれていた時代と、19世紀後半以降のディプレッションと呼ばれる時代があった。

 

・うつ病は、がん・糖尿病・パーキンソン病など、身体疾患に併発することが多い。

 

etc…

 

この箇条書きには最初、今回のプレゼンのテーマ(うつ病を克服する方法)と照らすと少し余計な情報が含まれているのですが、こうした情報を優先順位の考え方によって減らし、シンプルな構成を考えていきます。

 

このように、あなたが関心があるテーマで、箇条書きを作成してみて下さい。

 

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ステップ②優先順位付け

箇条書き(リスト化)ができたら、次の質問について考えてみて下さい。

 

最終的な結論を一言でいうとどうなるか?

 

あなた(話し手)にとって、最も優先順位が高いメッセージは何か?

 

もしプレゼン中に、たった一つのポイントしか伝えられないとしたら、どの項目を選ぶだろうか?

 

これらの質問をすることで、話し手にとっての最も重要なポイント(第1位)がわかります。

 

これは多くの場合、プレゼンにおける結論・メッセージ部分に据えるべき要素になります。

 

そして、絶対に含めたい要素(第1位)と、ほかの要素の論理的な関係性を考えてみてください。

 

前提と結論、根拠・データと結論、具体例と抽象的な結論、根拠とメッセージ、などの関係が見つかるかもしれません。

 

私の場合は、先ほどのリストでいうと、最も優先順位(プライオリティー)が高いのが、この項目です。

 

・思い込みを疑い、自由度の高い考え方をすることが重要だ

 

これは、私が伝えたい結論・メッセージ部分なので、プレゼンのなかで核に据えるようにしています。

 

ほかにも重要な要素はあるのですが、これが優先順位の第1位であり、

 

どれか一つの項目しか選べないとしたら、迷うことなくこれを選びます。

 

このように優先順位が決まり、話し手のなかで重要度の違いが明確になると、プレゼンが構成しやすくなるのです。

 

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ステップ③不要な項目を消す

この作業を丁寧に行うと、重要度が高い項目が決まると同時に、あまり重要ではない項目も見つかります。

 

この優先順位が低い項目は、結論・メッセージ部分と照らし合わせてみて、不要だと感じたら容赦なく切り捨てます。

 

先ほどの「うつ病」の項目の中で言うと、

 

プレゼンのテーマが、「うつ病における認知(物事の捉え方)を変える大切さ」である場合、

 

以下の項目は切り捨てることになるかもしれません。

 

・うつ病は、背景に家族関係があることが多いため、両親との関係に向き合うことが大事だ

 

・「うつ」は、歴史的に古代ギリシア時代以降のメランコリーと呼ばれていた時代と、19世紀後半以降のディプレッションと呼ばれる時代があった。

 

もちろん、その時のプレゼンのテーマが「うつ病と家族関係」とか、「うつ病の概念の歴史」だった場合には、これらの項目を含める可能性が高いです。

 

このように、その都度のテーマに応じて、優先順位が変わるのですが、

 

プレゼンでは、この重要度の違いを意識することが、一つのカギになります。

 

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優先順位をつけるメリット

 

このように優先順位(プライオリティー)を意識すると、どんなメリットがあるでしょうか。

 

メリット①シンプル化と見通し

第一のメリットは、情報量が減り、話の内容がシンプルになることで、プレゼン全体の「見通し」が立つことです。

 

優先順位をつけることで、伝えるべき情報を絞ることができ、内容がシンプルになります。

 

プレゼンを行うとき、話し手は「これからこんな風に話をしよう」という大まかなイメージ(見通し)を持って話し出すのですが、

 

優先順位の考え方によって、はじめて「全体の見通し」をクリアにすることが可能になります。

 

優先順位を決めないでいると、不要な情報が多く含まれることになり、「見通し」が立たなくなってしまうのです。

 

 

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メリット②プレゼンの質の向上と分かりやすさ

メリット①から、次のメリット②が派生して出てきます。

 

優先順位を意識することで、プレゼンの内容がシンプルになり

 

結論&メッセージ部分の最も重要なポイントを中心に全体の構成を組み立てることができます。

 

すると、一貫性、説得性、論理的な明晰さが増します。

 

スムーズに話を展開できるため、聞き手にとってのわかりやすさにも繋がります。

 

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優先順位を決めないと、どんなデメリットがあるか

 

反対に、優先順位を決めない場合、多くのデメリットが生じてしまいます。

 

デメリット①シンプルさに欠け、全体の見通しが立たない

 

優先順位を決めないということは、すべての情報を同じ重要度で扱うことを意味します。

 

すると、「全体の見通し」がクリアになりません。

 

情報量が多すぎて、どんな風に話を進めるかが分からないため、途中で話の方向性を見失うリスクがあります。

 

不要な情報を消していないため、余談・脱線が増えてしまいます。

 

結果として、本来は話し手のなかにあるはずの重要な結論・メッセージが曖昧になります。

 

デメリット②話が分かりにくくなる

 

優先順位を決めない場合、話し手にとっても、最も重要な要素が何かクリアでないので、

 

聞き手にとってもどの部分がポイントなのか分からず、混乱する可能性があります。

 

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まとめ

 

この記事は、最近わかりにくい記事を連発して書いてしまっている私が、自戒のために書きました笑

 

プレゼンに限らずですが、私と同じように、誰かに自分の考えや意見を話そうとしたとき、

 

つい多くの情報を盛り込んでしまい、結局要点が分かりにくい内容になってしまったという経験をお持ちの方は多いと思います。

 

このような場合、重要なのは「話し方の改善」のような技術面ではなく、

 

「優先順位を決める」という考え方ではないかと思います。

 

プレゼンでは大量の情報を扱い、また時間の制約の問題もあるため、

 

情報の取捨選択の基準をつくるために、優先順位を意識してもらえたらと思います。

 

少しでもご参考になれば嬉しいです。

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